Jak tworzyć teksty użytkowe: pisma urzędowe i firmowe bez tajemnic

Powinny być pisane prostym językiem zrozumiałym dla odbiorców w różnym wieku i z różnym wykształceniem. W przypadku tekstów użytkowych forma tekstu nie jest wartością samą w sobie (nie pełni funkcji estetycznej), lecz powinna być podporządkowana jak najlepiej rozumianej czytelności tekstu – przystępności językowej tekstu.  

Duży wpływ na rozumienie czytanego tekstu ma długość zdań oraz stopień ich złożoności. Dlatego dobrym rozwiązaniem jest rozbicie zdania złożonego na zdania pojedyncze. Zdania powinny być jak najmniej skomplikowane. Należy unikać archaizmów, wyrazów przestarzałych, terminów fachowych i wyrażeń z tzw. rejestru książkowego, ponieważ ich nagromadzenie utrudnia rozumienie tekstu. Niewskazane jest także nadużywanie skrótów i skrótowców.

Ważne jest również, używanie we właściwy sposób znaków przystankowych: kropki, dwukropka, średnika i przecinka, bo ich obecność sygnalizuje strukturę składniową tekstu, a zwłaszcza pomaga zorientować się w konstrukcji zdań złożonych.

Trzeba koniecznie dbać o formę graficzną tekstu, ułatwiającą orientację w jego kompozycji – wprowadzać wyraźne granice między akapitami i innymi częściami tekstu. Warto pamiętać o roli tzw. infografiki, która jest trochę niedocenianą formą komunikacji, a może pomagać w zrozumieniu na przykład treści ulotki czy instrukcji. Nie można zapominać o tym, że nawet najlepiej zredagowany tekst będzie trudny w odbiorze, jeśli zostanie wydrukowany zbyt małą czcionką, ze zbyt małą ilością światła bez marginesów, czyli z małą dbałością o wizualną czytelność tekstu.

Chcesz wiedzieć więcej? Kliknij tutaj i zapisz się na organizowane przez Fundację szkolenie z redagowania tekstów użytkowych.